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Posta Elettronica Certificata, caratteristiche e norme

Posta Elettronica Certificata, caratteristiche e norme

di Alessandra Caraffa
Come funziona la PEC e quale scegliere

La Posta Elettronica Certificata o PEC è un tipo di messaggio elettronico che ha la stessa validità legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. A partire dal 2012 la PEC è diventata obbligatoria per alcune categorie, quali imprese, professionisti, ditte individuali ed enti pubblici.

Ma come funziona la PEC? E quale scegliere, tra le tante opzioni a disposizione? Vediamo le caratteristiche della posta elettronica certificata e quali sono le norme che ne regolano l’utilizzo.

A cosa serve la PEC?

In molti si sono chiesti, specie dopo l’introduzione dell'obbligatorietà per alcune categorie, a cosa serve la PEC. Come anticipato sopra, in breve la PEC è l’equivalente elettronico di una raccomandata con ricevuta di ritorno, e quindi serve ad effettuare comunicazioni per cui si necessita di una ricevuta di avvenuta trasmissione del messaggio. 

Ma non solo: la PEC è anche la declinazione italiana del Domicilio Digitale, così come definito dal Regolamento europeo per l'identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (eIDAS).

In pratica, mentre gli altri Paesi europei hanno attivato degli strumenti ad hoc, la normativa europea prevede che - soltanto in Italia - la Posta Elettronica Certificata assurga anche alla funzione di Domicilio Digitale.

Secondo il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale): “il domicilio digitale è l’indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata, di seguito PEC, o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, [...] valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale”.

La PEC dunque serve ogni volta che si intende rendere digitale una comunicazione ufficiale o istituzionale: primo scopo del Domicilio Digitale è infatti quello di rendere il cittadino raggiungibile dalle comunicazioni della Pubblica Amministrazione.

Ogni comunicazione tra caselle PEC ha dunque validità legale. Una volta inviato, il messaggio viene acquisito dal gestore del dominio certificato che vi appone un marcatore (una firma digitale) a garanzia di provenienza ed inalterabilità del messaggio.

Sia il punto di accesso (la PEC mittente) sia il punto di ricezione emettono una ricevuta che dà valore legale al trasferimento del messaggio, in quanto garantisce sia l’accettazione del messaggio in uscita da parte del sistema sia la presa in carico della comunicazione da parte del gestore destinatario. 

Mittente, destinatario, data e ora della comunicazione acquisiscono dunque valore legale in forza delle garanzie che soltanto il gestore di servizi PEC può produrre ed applicare al processo.

Quale PEC scegliere? Breve guida alle caratteristiche della PEC

Per scegliere il servizio PEC più adatto alle proprie esigenze, bisognerà partire dalle caratteristiche che possono fare la differenza tra un prodotto e l’altro. 

È importante infatti partire dall’assunto che i fornitori di servizi PEC rispondono a caratteristiche e doveri particolarmente cogenti, e che quindi solo un fornitore di servizi web molto qualificato potrà vendere ed attivare una casella PEC. 

In breve, non troverete offerte dubbie o pericolose da cui guardarsi, e non sarà certo la scelta del gestore quella ad essere centrale per la qualità del servizio, quanto quella delle singole caratteristiche ricercate dal servizio - in base all’uso che si intende farne. 

La PEC migliore, dunque, è quella che meglio risponde alle proprie esigenze. Ma quali sono gli aspetti da valutare per scegliere la PEC più sicura o quella migliore per l’uso che ne faremo?

  • Lo spazio di archiviazione: esistono PEC che danno a disposizione 1 GB per l’archiviazione dei messaggi; chi lavora molto con le email sa perfettamente che uno spazio di archiviazione del genere copre al massimo un paio di mesi di comunicazioni.

Per questo motivo esistono oggi delle caselle PEC, pensate per le aziende ed i professionisti, che superano lo scoglio del Terabyte e consentono l’archiviazione a norma di legge di qualsivoglia documento, compresi quelli fiscali che vanno conservati per otto anni.

  • Il peso del messaggio: in base al tipo di documenti che si vogliono trasmettere via PEC andrà valutata la necessità di una casella che consenta l’invio di messaggi molto pesanti; tale caratteristica è fondamentale per esempio per architetti, geometri ed ingegneri che debbano inviare file CAD.
  • Il numero massimo dei destinatari raggiungibili contemporaneamente e di invii giornalieri: se si fa un uso massiccio della PEC, e si pensa di dover inviare molti messaggi ogni giorno, oppure di dover raggiungere contemporaneamente molti destinatari, andranno valutate queste caratteristiche.
  • Notifica via SMS: è una caratteristica che molti provider mettono a disposizione dei clienti, e permette di ricevere un SMS di avvenuta notifica o consegna per ogni messaggio email.
  • Accesso tramite mobile: alcuni servizi consentono di accedere alla propria casella PEC, cui generalmente di accede tramite qualunque browser, anche da cellulare.

Un servizio PEC può costare pochi euro come anche superare i cento euro annui. Sicuramente si tratta di uno strumento che snellisce di molto, in ogni caso, il costo delle comunicazioni legalmente valide per chi ne fa un uso professionale. 

Un confronto dei prezzi avrebbe dunque senso solo nel caso in cui si volessero valutare differenti ordini di offerte o sconti particolari. In linea generale, si può dire che il confronto tra prodotti debba partire da un'analisi delle proprie necessità e dalla rispondenza dei singoli prodotti alle proprie esigenze specifiche.

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