PEC e Firma Digitale: perché utilizzarle per lo Smart Working

Gli strumenti digitali che ti aiuteranno a gestire il lavoro da remoto

In questi mesi, caratterizzati dallo scoppio dell’emergenza Coronavirus e dal blocco parziale - o in alcuni casi totale - delle attività produttive, si parla tanto di smart working e telelavoro.

Due termini che non devono essere considerati l’uno la traduzione dell’altro. Infatti con telelavoro si intende il lavoro da casa o un altro luogo precedentemente concordato, con strumenti forniti dalla società e orari prestabiliti, che rimangono quelli soliti da ufficio. Secondo la logica dello smart working (o lavoro agile), invece, il lavoratore può utilizzare qualsiasi dispositivo informatico, purché disponga di una connessione internet, e scegliere liberamente il luogo e soprattutto gli orari. È quindi garantita una maggiore flessibilità, che permette a chi lavora di gestire il proprio tempo come meglio crede, a patto ovviamente che vengano portati a termine degli obiettivi prestabiliti e che si rispetti un determinato numero di ore complessive.

Questa modalità di lavoro, che parte naturalmente dal presupposto che vi sia già un rapporto di fiducia tra datore di lavoro e dipendente, è vantaggiosa per vari motivi. Innanzitutto lo è in termini di risparmio di tempo, perché i dipendenti non perderanno più svariati minuti - o addirittura ore - nel raggiungere la sede aziendale: ciò determina anche una riduzione dello stress, che si traduce in maggiore produttività.

In aggiunta, lo smart working permette all’azienda di ammortizzare i costi relativi ai locali dell’ufficio, considerato che con meno dipendenti in sede saranno più basse le spese per l’elettricità, il riscaldamento e le altre utenze. Se poi nel tempo aumentasse il numero di persone che lavorano da remoto, l’azienda potrebbe addirittura valutare di chiudere alcune sedi, senza dover così spendere per il loro mantenimento.

Inoltre, è evidente che questa modalità di lavoro a distanza si è rivelata essere la chiave di svolta in una situazione di emergenza, con conseguente impossibilità a spostarsi, come quella che stiamo vivendo a causa del Covid.

Ma qual è il fattore chiave che determina il successo dello Smart Working?

In questi casi è fondamentale l’utilizzo di strumenti tecnologici adeguati, che diano la possibilità ai membri di un team di lavoro di collaborare e essere produttivi anche se fisicamente lontani.

Non è un caso se diverse aziende in questo periodo si stanno affidando a importanti servizi di Digital Trust.

Quali? Tra i più noti la Posta Elettronica Certificata (o PEC) e la Firma Digitale, per i seguenti motivi:

La PEC permette a un’impresa o a un professionista di comunicare e gestire i rapporti con clienti o fornitori interamente online, senza dover uscire di casa per spedire una raccomandata. Naturalmente con la garanzia di poterlo fare in totale sicurezza, considerato che il valore aggiunto della Posta Elettronica Certificata, rispetto alla posta normale, è dato principalmente dal suo valore legale.

La Firma Digitale invece è utile soprattutto nei rapporti tra professionisti e clienti, poiché costituisce l’alternativa alla firma apposta in presenza delle due parti di documenti importanti come contratti, bilanci, atti amministrativi e giudiziari. Tale firma potrà essere inserita da smartphone o pc e comodamente inviata con pochi click, con risparmio di tempo e carta e mantenendo inalterata - anche in questo caso - la propria validità legale.

Il tutto può essere svolto utilizzando l’applicazione DiKe (gratuita) che consente di firmare online, condividere i documenti firmati direttamente da web via PEC o e-mail, e creare veri e propri processi di firma. Non è quindi necessario dotarsi di altri strumenti per il salvataggio dei documenti, come ad esempio la chiavetta USB, ma tutto viene gestito in modo rapido attraverso questa applicazione.

Semplici strumenti che giocano un ruolo fondamentale nel mondo lavorativo di oggi perché, in un contesto di crisi come quello attuale, permettono alle imprese e ai professionisti di portare avanti le proprie attività - in sicurezza - e non tenere fermo ulteriormente un intero processo lavorativo. Un’eventualità, questa, che avrebbe pesanti conseguenze dal punto di vista economico.