Le 5 cose da sapere sulla fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: come si attiva, quali sono le sanzioni, quanto costa e come funziona

Per fatturazione elettronica si intende il processo digitale che crea e gestisce le fatture nel corso del loro intero ciclo di vita: la fatturazione elettronica si occupa cioè di generare le fatture, emetterle, verificarne la ricezione da parte del destinatario ed infine conservarle per 10 anni come la normativa impone.

Divenuta obbligatoria per alcune categorie all’inizio del 2019, la fatturazione elettronica si rivolge alla Pubblica Amministrazione tanto quanto ai privati, ed è pensata per uniformare e rendere più agevole sia il formato della documentazione fiscale in mano alle aziende, sia le modalità di emissione e conservazione dei documenti. 

Ma quali sono le 5 cose da sapere per orientarsi senza timori nel mondo della fatturazione elettronica?

Chi ha l’obbligo di fatturazione elettronica 

La prima cosa su cui è bene fare chiarezza riguarda proprio le categorie per cui la fatturazione elettronica è obbligatoria. Anche perchè essere soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica significa automaticamente poter ricevere esclusivamente documenti fiscali in formato elettronico.

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda infatti tutti i titolari di partita IVA con sede o residenza in Italia. Ciò significa che non soltanto le Pubbliche Amministrazioni, ma anche le aziende private sono, ormai quasi da due anni, obbligate ad aderire al sistema di fatturazione elettronica.

Esistono ovviamente delle eccezioni; le categorie che possono emettere fatture cartacee nel 2020 sono:

• Le imprese o i lavoratori autonomi che ricadono nel “regime di vantaggio” (più noto come “dei minimi”) o che usufruiscono del regime forfettario;
• I soggetti che effettuano prestazioni verso privati o aziende con sede o residenza fuori dall’Italia;
• I piccoli produttori agricoli.

Ora, è importante sapere che essere esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica significa poter emettere fattura cartacea, ma non autorizza a ricevere questo tipo di documenti da altri che non rientrino nelle categorie sopra elencate: anche qualora vi si rientri, infatti, sarà necessario predisporre la propria azienda alla ricezione delle fatture elettroniche.

Come si attiva la fatturazione elettronica?

Sono diversi gli strumenti a disposizione per accedere ai servizi di fatturazione elettronica in entrata ed in uscita, ovverosia per accedere ai web services della Agenzia delle Entrate. 

Si può munirsi di SPID - Sistema Pubblico di Identità Digitale (se non hai lo SPID scopri come ottenerlo), di Carta dei servizi oppure si possono richiedere le credenziali di accesso per la piattaforma Fisconline, sempre della Agenzia delle Entrate.

Esistono molte piattaforme, spesso decisamente economiche e intuitive, nate per consentire alle aziende una corretta e semplice gestione della propria fatturazione elettronica. Tutti i fornitori di tale servizio devono essere accreditati presso il Sistema di Interscambio.

In ogni caso infatti, quale che sia il sistema per cui si è optato, ogni fattura prodotta telematicamente passerà attraverso un cosiddetto Sistema di Interscambio (SDI) che è gestito dalla Agenzia delle Entrate, e le cui caratteristiche e funzioni vedremo in seguito.

Per poter fatturare elettronicamente e ricevere fatture elettroniche, oltre alle credenziali d’accesso al software o web service prescelto, bisogna semplicemente munirsi di un codice destinatario (un codice alfanumerico di 7 cifre che si può richiedere al proprio gestore del servizio) oppure di un indirizzo PEC. 

Cos’è il sistema di interscambio (SDI)?

Ogni fattura digitale passa per il Sistema di Interscambio, un sistema informatico che ha la funzione di ricevere, verificare ed inoltrare i documenti fiscali che gli vengono inoltrati.

Trattandosi del primo tentativo di automazione in materia di fatturazione, il legislatore italiano ha predisposto una serie di controlli e verifiche puntuali e centralizzati, che possano ridurre al minimo errori di ogni tipo. 

Il SDI, nella fattispecie, si occupa di verificare e controllare che:

• Siano presenti tutti i dati necessari per l’emissione del documento;
• La partita IVA, o codice fiscale, di entrambe le parti sia esistente in Anagrafe Tributaria;
• Vi sia coerenza tra i valori degli imponibili, dell’aliquota e dell’IVA.

Soltanto superati tali controlli allora il SDI procederà all’invio della fattura elettronica al destinatario, tramite codice univoco oppure PEC, e della ricevuta di consegna al mittente. Nella ricevuta, oltre a data ed ora, sono indicati il nome attribuito al documento da chi lo ha emesso, un numero ed un hash univoci assegnati alla fattura automaticamente dal SDI, che ne garantiscono ordinabilità ed integrità.

Inoltre, il Sistema di Interscambio mette a disposizione un duplicato, valido in termini di legge, per ogni documento emesso e ricevuto.

Quali sono le sanzioni per le fatture elettroniche inviate in ritardo o con errori?

Una domanda che in molti si pongono è quella relativa alle sanzioni previste nel caso di errori, ritardi o omissioni in tema di fatturazione elettronica. 

È bene innanzitutto sapere quali sono i termini per l’invio di una fattura elettronica: se per le fatture immediate si può farlo entro il termine tassativo di 12 giorni, recentemente confermato da una nota dell’Agenzia delle Entrate, per quelle differite il documento può essere emesso entro il 15 del mese successivo a quello cui si riferisce l'operazione. 

Ma quali sono le sanzioni previste, nel caso in cui si invii oltre i termini previsti oppure il Sistema di Interscambio per qualche ragione impedisca l’invio della fattura elettronica?

I riferimenti normativi in materia sono i Decreti Legislativi 471 e 472 del 1997, che stabiliscono le seguenti sanzioni:

• Se la fattura viene emessa in ritardo oppure non viene accettata dal SDI si può incorrere in una sanzione che va dal 90 al 180% dell’imposta, a partire da un importo minimo di 500 euro;
• Nel caso di violazioni sulla registrazione, per esempio se si indicano un’imposta o un imponibile diversi da quelli dovuti, la sanzione va da 250 a 2.000 euro quando la violazione non va ad incidere sulla corretta liquidazione di tasse e tributi;
• Per le violazioni in merito a operazioni non imponibili, esenti o escluse dal calcolo IVA, o per i casi di reverse charge, si parla di una sanzione che va tra il 5% ed il 10% dei corrispettivi non documentati. Vale sempre la regola che, in mancanza di conseguenze sul calcolo delle imposte sui redditi, la sanzione sarà compresa tra i 250 ed i 2.000 euro;
• Sono previste anche delle sanzioni per quei contribuenti che ritardino nell’invio della fattura per la liquidazione dell’IVA, che sia su base mensile o trimestrale: si applica, in questo caso, il 20% delle sanzioni sopra indicate per i casi ordinari.

Le sanzioni, in ogni caso, possono essere ridotte tramite il ravvedimento tardivo sulla fatturazione elettronica: è possibile ridurre fino a 1/9 l’importo della multa comminata ravvedendosi entro 90 giorni dall’errore oppure alla scadenza della presentazione della dichiarazione IVA dell’anno fiscale cui si riferisce l’errore o dei seguenti.

Nel caso di errori formali, invece, non sono previste sanzioni di alcun tipo.

Quanto costa la fatturazione elettronica?

Ma quanto si risparmia con la fatturazione elettronica? Secondo l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) il costo di una fattura tradizionale si aggira tra i 2,6 e i 3,7 euro per ogni documento, mentre già l’invio tramite PEC non arriva a toccare i 2,5 euro a fattura.

Senza considerare le spese per il personale preposto e per l’archiviazione e la conservazione dei documenti per i 10 anni previsti dalla legge, la procedura elettronica si configura già come estremamente conveniente.

Volendo scendere nel dettaglio, si parla di un massimo di 1,2 euro a fattura per chi si serve dell’upload diretto su web service, di 1,7 euro per documento per coloro che procedono con data entry sul form online del fornitore e di un massimo di 1,8 euro a fattura per chi si sia munito di un software gestionale per la fatturazione elettronica.

Tutto ciò, informa l’AgID, può portare ad un risparmio di oltre un miliardo di euro l’anno solo sul fronte dei costi per la Pubblica Amministrazione. Ovviamente, ciò potrà avvenire solo nel momento in cui la conversione avrà superato completamente il passatismo di chi continua a sottrarsi al processo di digitalizzazione ed il sistema sarà pienamente a regime, nessuno escluso.