Fatturazione Elettronica: Cos'è, Come funziona, Normative e Software

Dallo scorso 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria tra privati e verso i consumatori, come stabilito dalla Legge di Stabilità 2018. Si tratta di una novità che, soprattutto inizialmente, ha destato perplessità e timori.
Tuttavia, pur non riguardando tutti i professionisti, la fatturazione elettronica è una realtà con cui bisogna giocoforza fare i conti.

In questo articolo, scopriremo cosa si intende con fatturazione elettronica, come funziona e a cosa serve, la normativa relativa alla fattura elettronica, le modalità di conservazione delle fatture elettroniche e, infine, l'importanza di avere software e piattaforme per la generazione e la conservazione delle stesse.

Cos'è la fatturazione elettronica e a cosa serve

Con fatturazione elettronica si intende un sistema digitale per emettere, inviare e conservare le fatture tra privati (B2B) e verso i consumatori (B2C).

Il formato delle fatture elettronica è chiamato FatturaPA ed è in linguaggio XML (eXtensible Markup Language).
La fattura elettronica, in formato digitale XML, dev'essere trasmessa e ricevuta attraverso il cosiddetto “Sistema di Interscambio” (SDI), un'unica modalità di invio che “traccia” un percorso identico per tutte le fatture prodotte.

Grazie al sistema di fatturazione elettronica, è possibile inviare e ricevere i documenti senza doverli stampare, applicare marche da bollo e avere uno spazio “fisico” dove raccogliere le fatture.

I vantaggi della fatturazione elettronica stanno sia nella maggiore possibilità di prevenzione dell'evasione da parte degli enti preposti, sia nel risparmio legato a quello che gli esperti definiscono “dematerializzazione dei processi”, un modo per ottimizzare l'intera attività aziendale.

Fatturazione elettronica: la normativa

Alla fatturazione elettronica si è arrivata per step progressivi, che ha portato all'obbligo a partire dal 1 gennaio di quest'anno.

Per iniziare, occorre fare riferimento alla Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014, 14 articoli che stabilivano la fatturazione elettronica negli appalti pubblici, con gli obiettivi di evitare fenomeni come l'evasione, evitare frodi e garantire un risparmio.

L'Italia è stato il primo paese a dar via all'obbligo, con la Legge di Bilancio 2018, che ha coinvolto tutti i soggetti IVA dal 1 gennaio 2019, mentre a partire dal 1 settembre 2018 era già stata resa obbligatoria la fattura elettronica per il tax free shopping, ossia l'acquisto di beni da parte di viaggiatori extra UE di importi superiori ai 155 euro (al lordo dell'IVA), da trasportare fuori dal territorio doganale e per uso personale (o familiare).

Il comma 909, nello specifico, prevede che siano emesse solo fatture elettroniche per “cessione di beni e prestazioni di servizi” tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio italiano.
La Legge di Stabilità stabilisce che i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica possano incaricare intermediari per la trasmissione delle fatture, che dev'essere fatta entro l'ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento o quello della data di ricezione dello stesso.

Attenzione, perché emettere fatture diverse da quella elettronica è come non averla emessa (quindi sanzionabile).

Utilizzare la fattura elettronica ha dei vantaggi in termini di agevolazioni: per esempio, la normativa riduce di 2 anni i termini di accertamento per chi garantisce la tracciabilità di pagamenti oltre i 500 euro, sia fatti che ricevuti.

Anche se è diventata obbligatoria dal 1° gennaio 2019, trasmettere le fatture elettroniche è un'opzione possibile sin dal 2017 (D. Lgs 127/2015), opzione che prevedeva una serie di agevolazioni e semplificazioni fiscali.

L'obbligatorietà della fatturazione elettronica verso le PA è invece stabilita dal decreto Ministero Economia e Finanza n. 55 del 3 aprile 2013 e pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 118 del 22 maggio dello stesso anno. Gli enti pubblici e le amministrazioni locali hanno dovuto adeguare hardware e infrastrutture, nonché sistemi contabili e procedure, per la ricezione e l'emissione di fatture elettroniche.

La Legge di Stabilità 2018 ha indicato anche i soggetti NON obbligati alla fatturazione elettronica: i professionisti che operano nel regime forfettario (commi 54-89, articolo 1, legge 190/2014), quelli che operano nel regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2 dell'articolo 27, decreto legge 98/2011) e nel caso di cessione di beni e servizi a non residenti, comunitari ed extracomunitari.

I professionisti e le attività esenti devono comunque avere la possibilità di ricevere le fatture elettroniche.

Concludiamo dicendo che dallo scorso 1 luglio la fattura elettronica va emessa entro 12 giorni (non 10) dalla data dell'operazione e, soprattutto, che dalla fine di giugno si è concluso il periodo di tolleranza per le sanzioni (nell'ultimo trimestre le sanzioni sono ridotte al 20%).

In caso di inosservanza delle norme, si rischia una sanzione amministrativa pesante, tra il 90% e il 180% dell'imposta relativa all'imponibile non documentato o registrato correttamente.

Come funziona la fattura elettronica

La fatturazione elettronica prevede una serie di passaggi per la trasmissione sia tra privati che verso la PA.

La fattura elettronica deve avere gli stessi dati di una fattura “tradizionale”: tipo e  destinatario del documento, data e numero univoco progressivo della fattura secondo l'ordine di cronologico senza interruzioni.

Compilata la fattura in XML FatturaPA (per mezzo di software e gestionali appositi), la fattura va firmata digitalmente con una firma elettronica qualificata.

Fatto questo, la fattura va inviata attraverso il Sistema di Interscambio, il quale verifica i dati della fattura e poi la invia all'indirizzo PEC del cliente (o al codice univoco in caso di PA); è bene tracciare il percorso di validazione e accettazione del documento.

Concluso questo iter, la fattura va inviata in conservazione “sostitutiva” per 10 anni.

Per quanto riguarda le fatture ricevute, una volta arrivata sarà necessario importare la fattura elettronica nel proprio sistema e registrarla.

Conservazione della fattura elettronica

La conservazione della fattura elettronica prende il nome di conservazione sostitutiva: cosa significa?

Semplice: la conservazione sostitutiva è una procedura informatica che dà valore alla fatture lungo il tempo, come se fosse l'originale cartaceo. Le fatture vanno conservate 10 anni sia da parte di chi le produce che da parte di chi le riceve.

La conservazione sostitutiva permette un notevole risparmio ed evita i rischi di distruzione, perdita e cancellazione dei documenti.

Software e programmi per la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è ormai una realtà ineludibile: come abbiamo visto, non si tratta di nulla di complicato, ma è bene dotarsi di un software adeguato per redigere, inviare e conservare le fatture.

Tra i nostri prodotti trovi un software dedicato alla fatturazione elettronica adatto sia al B2B che PA per le piccole e medie imprese e per le Partite Iva. Legalinvoice è semplice da utilizzare e perfetto per le imprese di medie dimensioni e i professionisti alla ricerca di uno strumento economico, comodo e intuitivo.
Legalinvoice è disponibile in versione Start, Pro e Multiazienda: scopri tutte le soluzioni e scegli la più adatta a te.