Fattura elettronica emessa due volte: ecco cosa fare

Gli errori più comuni nella fatturazione elettronica: ecco cosa fare se si invia una doppia fattura

L'introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari a partire dal 1° Luglio 2022 è ufficiale: l’estensione della misura ai lavoratori autonomi che usufruiscono del regime fiscale agevolato ha trovato conferma nel testo del decreto PNRR 2, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 30 Aprile 2022.

Una nutrita schiera di professionisti si affaccia quindi per la prima volta al mondo della fatturazione in cloud, o delle fatture web: ecco cosa sapere in materia di fatturazione elettronica e cosa fare quando si presentano gli errori più frequenti, a partire da uno dei casi più comuni, cioè quello di una stessa fattura elettronica inviata due volte.

Che succede quando si invia una fattura elettronica?

La fattura elettronica - chiamata anche web o in cloud - non è nient’altro che una fattura prodotta, emessa e inviata digitalmente. Il processo di fatturazione elettronica, invece, indica tutta una serie di operazioni che vanno dall’emissione alla conservazione digitale del documento così realizzato.

Per emettere una fattura elettronica bisogna servirsi di uno dei tanti software appositamente progettati presenti sul mercato: una volta che si è compilato il documento contabile in formato standard .xml, questo viene firmato digitalmente e inviato al destinatario finale tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio.

Il Sistema di Interscambio (SdI) è un sistema gestito direttamente dalla Agenzia delle Entrate, che si occupa di eseguire i controlli tecnici del caso e di inviare il documento contabile al destinatario.

Se il SdI non rileva errori durante i suoi controlli, procede con l’invio; se invece ci sono problemi di qualche tipo, la fattura web viene scartata. Molti degli errori più frequenti che ci si trova a fare nel momento dell’invio vengono quindi corretti in automatico dal Sistema di Interscambio.

Fatture scartate: gli errori più frequenti 

Quando una fattura elettronica viene inviata e non viene scartata dal Sistema di Interscambio, viene considerata emessa e non è più modificabile. In alcuni casi, però, gli errori vengono corretti automaticamente dal Sistema. Ecco quelli più frequenti:

• Mancata consegna: se il destinatario non ha un indirizzo PEC né un codice destinatario, o ci sono problemi di consegna, la fattura viene considerata emessa. Il cliente in questo caso deve scaricarla accedendo al proprio cassetto fiscale sul portale dell’Agenzia delle Entrate;
• Partita IVA o codice fiscale sbagliati, dell’emittente o del cliente;
• Fattura duplicata (errore 00404) o duplicata nel lotto (errore 00409): viene segnalato quando si invia un documento con lo stesso numero progressivo di un documento già accettato dal SdI.

Il Sistema di Interscambio impiega al massimo 5 giorni per effettuare i controlli tecnici e inviare il documento, oppure segnalare l’errore e scartarlo.

Forfettari e obbligo di fatturazione elettronica

L’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica ai forfettari, a partire da Luglio 2022, aumenterà la platea di professionisti interessati dalla misura di oltre 1 milione di unità. Secondo i dati del 2020 sono infatti quasi un milione e mezzo le partite IVA forfettarie in Italia, e rappresentano oltre la metà delle partite IVA individuali operanti nel Paese.

Il passaggio alla fattura in cloud per i forfettari sarà graduale: coinvolgerà inizialmente solo coloro che hanno percepito, nell’anno precedente, ricavi superiori a 25.000 euro, per diventare obbligatorio per tutti soltanto a partire dal 1 Gennaio 2024.

Le sanzioni non si applicano, si legge nel Decreto Legge n.36/2022, se il documento elettronico viene emesso entro il mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione. Almeno per quanto riguarda il terzo trimestre del 2022, cioè il periodo compreso tra Luglio e Settembre prossimi. C’è tempo per adattarsi, quindi, ma è bene essere preparati e sapere cosa fare in caso di errori.

Doppia fattura elettronica inviata per sbaglio: che fare?

Uno degli errori più comuni in cui si trovarono ad incorrere le aziende nei primi mesi dall’introduzione della dematerializzazione dei documenti contabili fu quello che riguardava l’invio di una doppia fattura per errore. Nell’Ottobre del 2019, per fugare ogni dubbio in materia, l’Agenzia delle Entrate decise di fornire indicazioni in un’apposita nota. 

“Le verifiche di unicità della fattura, effettuate dallo SdI al fine di intercettare e impedire l'inoltro di un documento già trasmesso ed elaborato” si legge nella risposta all’interpello n. 395 del 7 Ottobre “comportano lo scarto della fattura che rechi dati (identificativo cedente/prestatore”, anno o numero progressivo coincidenti con quelli di un documento precedentemente trasmesso.

In parole povere, se si tenta di trasmettere una fattura che presenta stesso numero progressivo o codice destinatario di un documento già accettato e inviato, il Sistema di Interscambio procede in automatico con lo scarto del documento. Non c’è niente da fare, in tal caso, se non aspettare l’esito negativo della trasmissione e procedere con eventuali correzioni. 

Se si tratta di una fattura già inviata in modalità cartacea prima del 2019, però, il discorso è diverso: in questo caso è necessario produrre una nota di credito che indichi lo storno del documento inviato per errore.

 

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