Digitalizzazione dell’atto notarile, dalla teoria alla pratica

Costante aumento della produzione cartacea, continui problemi di spazio e ingombro, perdita di efficienza nell’organizzazione dell’ufficio, sono le sfide con cui i notai si confrontano ogni giorno: la digitalizzazione dell’atto notarile aiuta a superare q

La digitalizzazione del fascicolo notarile aiuta i professionisti ad ottimizzare le procedure e a risparmiare tempo e denaro, garantendo al contempo maggiore sicurezza ed efficienza anche ai propri clienti. Tuttavia, una normativa blanda sul tema e una mentalità ancorata a una gestione antiquata delle pratiche d’ufficio, frenano la spinta verso la dematerializzazione.
Le problematiche degli studi notarili
L’utilizzo di una grande quantità di carta influisce negativamente sull’attività quotidiana dello studio notarile. I problemi sono legati a:

• Elevati costi per mantenere i faldoni in ampi locali adibiti ad archivi,
• Perdita di tempo, legata alla necessità di cercare e consultare i fascicoli,
• Dati destrutturati e conservazione a rischio soggetta alle intemperie e al deterioramento provocato dal tempo,
• Procedure farraginose, con conseguenze negative oltre che sui collaboratori del notaio anche sui suoi clienti.

Per capire quanto la situazione sia critica, basta pensare che uno studio notarile di media grandezza stipula tra i 500 e i 600 atti all’anno. Il notaio per legge deve mantenere nello studio tali atti, fino alla fine della sua carriera e di conseguenza conserva anche i fascicoli della documentazione correlata. Capita infatti che nel corso dell’attività dello studio, ci sia necessità di consultare la documentazione relativa ad un atto stipulato. I faldoni e la carta inevitabilmente si accumula. Una situazione che si traduce in milioni di fogli di carta da custodire, tanto che molti notai si servono di interi appartamenti, garage e cantine per riempirli unicamente di documenti. Il costo dei locali adibiti ad archivio incide sul bilancio dello studio, spesso sono costi elevati ma soprattutto spesso non sono locali che godono di alti standard in tema di sicurezza e normativa antincendio, oltre alle problematiche legate allo spostamento dei fascicoli, alla perdita di fogli, all’umidità e al deperimento della carta.

Questa condizione disagevole è stata favorita anche da una normativa che, invece di puntare a snellire la documentazione che correda la preparazione dell’atto notarile, ha aggravato la situazione. Negli anni Ottanta un fascicolo aveva un numero di documenti da preparare molto inferiore ad oggi basti pensare alla normativa introdotta sull’antiriciclaggio, sulla privacy e sulle tematiche di certificazione energetica. Nonostante la maggior parte di questi documenti siano già in formato digitale la maggior parte dei notai li stampa perché considera più pratica la copia cartacea.

Le ripercussioni sul servizio
Tutto ciò si traduce in un servizio poco efficiente per i clienti e per lo studio. Per soddisfare le richieste, gli studi notarili possono impiegare molto tempo, a causa della necessità di reperire il documento necessario custodito tra migliaia di altri fogli. Gli imprevisti, legati al mancato reperimento del fascicolo richiesto, perché perso o deteriorato sono all’ordine del giorno. La fruibilità dei documenti non sempre è garantita con i fascicoli cartacei: se un documento è in consultazione da un soggetto, non può essere consultato da altri.

La priorità: passare alla digitalizzazione dell’atto notarile
Dematerializzare è la soluzione a tutti questi problemi. Grazie alla tecnologia è possibile trasformare questi fascicoli in formato digitale. In questo modo, si dà la possibilità allo studio notarile di consultarli attraverso una piattaforma web da qualunque postazione, autenticandosi con le proprie credenziali.

Per usufruire dei vantaggi dell’innovazione, della riduzione dei costi, dell’ottimizzazione dei tempi e della semplificazione dell’attività lavorativa senza contare della sicurezza dell’integrità dei documenti il notaio può intraprendere il percorso della digitalizzazione affidandosi a società che hanno studiato soluzioni compliant alla normativa e perfettamente integrate con i software gestionali utilizzati dallo studio. I fascicoli cartacei vengono ritirati, scansionati e messi a disposizione in formato digitale. La carta può anche essere macerata a norma di legge. Affidandosi a partner esperti, l’operazione per gli studi notarili non è complessa. Una volta compiuta, i vantaggi della digitalizzazione del fascicolo notarile sono immediatamente tangibili.

Incremento dell’efficienza e della produttività ed ottimizzazione dei tempi, con pochi clic ho a disposizione il documento necessario.
Riduzione dei costi in quanto gli spazi utilizzati per l’archivio potranno essere utilizzati in altro modo, per ampliare gli spazi dello studio o per creare nuovo reddito.

• Integrità delle informazioni ed innovazione.
• La sicurezza dei fascicoli

La digitalizzazione del fascicolo notarile non deve spaventare: serve un cambiamento culturale, che porti a comprendere che il digitale è più sicuro della carta. Le aziende che si occupano della digitalizzazione hanno solitamente tutte le certificazioni necessarie in materia di business continuity e disaster recovery, e rispettano tutte le regole necessarie ad avere archivi digitali sicuri. Lo studio notarile può avere copie di backup del proprio archivio da custodire personalmente e che per altro saranno sicuramente meno ingombranti dell’archivio cartaceo.

L’archivio digitale può anche sottoposto al processo di conservazione sostitutiva a norma esattamente come oggi avviene per i documenti amministrativi, assicurando al notaio immodificabilità e valore probatorio.