DDT: cos’è e come si conserva un Documento di Trasporto

Come e per quanto tempo conservare i DDT: le definizioni e la normativa

Il DDT, o Documento di Trasporto, è un documento che sostituisce la vecchia bolla d’accompagnamento: va quindi prodotto ogniqualvolta vengono movimentate delle merci, che siano o meno in cessione verso terzi. 

Si tratta di un documento considerato rilevante ai fini fiscali, motivo per cui la sua conservazione è obbligatoria ed è normata a diversi livelli. Vediamo quindi cos’è un documento di trasporto e come conservarlo a norma, in formato cartaceo o digitale, onde evitare le sanzioni previste dall’ordinamento.

Cos’è il DDT (Documento Di Trasporto)

Il documento di trasporto o DDT è un documento contabile che deve essere emesso dai soggetti passivi IVA, ovverosia da quei soggetti che svolgono cessioni di beni o servizi soggetti all’IVA, ogni volta che avviene una movimentazione di merci.

Istituito in sostituzione della bolla di accompagnamento dal DPR n.472 del 14 agosto 1996, il DDT serve a certificare il trasferimento di beni dal cedente al cessionario: si può trattare, come avviene nella maggior parte dei casi, di una vendita e cioè di una cessione tra un venditore ed un acquirente, oppure di un trasferimento da una sede all’altra di un’altra azienda. 

In ogni caso, dovendo ogni movimentazione merci essere accessibile ai controlli fiscali, l’emissione del DDT - o di documento equivalente - costituisce un obbligo. Va emesso in duplice copia e non presenta vincoli di forma, ma va per ovvie ragioni emesso prima della partenza della merce, in quanto la sua funzione è quella di accompagnarla per eventuali accertamenti durante tutto il tragitto, fino alla consegna finale.

Il DDT è obbligatorio? Non esattamente: la C.M. 225/E/1996 ha definito come documenti che possono in toto sostituire il DDT la nota di consegna, la lettera di vettura e la polizza di carico, purché contengano le informazioni necessarie. 

Le informazioni contenute nel DDT

Secondo quanto definito dal DPR n.472/1996, il documento che va a sostituire il documento previsto dall’art.21 del DPR n.633/1972, ovvero la bolla di accompagnamento, deve contenere determinate informazioni per essere considerato “idonea documentazione”.

Deve in particolare contenere:

• indicazione della data di consegna;
• causale;
• luogo di partenza e luogo di destinazione;
• generalità del cedente, del cessionario e dell’eventuale incaricato del trasporto; nel caso di più vettori, è sufficiente indicare il primo;
• descrizione della natura e della quantità dei beni oggetto di cessione, e numero di colli.

Un documento di trasporto deve essere corredato di un numero progressivo che lo identifichi univocamente, mentre non sussiste alcun obbligo di indicazione dei prezzi di cessione, in caso di vendita.

Il DDT e la fattura elettronica

Da quando è in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per la maggior parte delle categorie produttive, il DDT ha assunto una nuova funzione. È infatti possibile creare la fattura elettronica a partire dal DDT e viceversa.

Specialmente nel contesto delle vendite, l’emissione congiunta di fatture elettroniche e documenti di trasporto sta diventando la norma. 

Ciò non significa che si tratti dello stesso documento: i due documenti vanno conservati a norma speratamente. Nel caso di una fattura differita su una prestazione dettagliata nel relativo DDT, però, è possibile indicare in fattura soltanto il riferimento al DDT allegato.

Come si conserva un DDT?

I documenti di trasporto possono essere conservati in formato cartaceo oppure digitale. 

È altresì possibile tradurre la conservazione cartacea in digitale, tramite l’acquisizione dell’immagine secondo le specifiche tecniche in vigore, in un secondo momento. 

Devono comunque sempre risultare tutte le informazioni definite dalla legge e deve essere garantito, come per ogni documento rilevante ai fini fiscali, l’accesso alla documentazione a scopo di verifica e controllo. 

Per quanto tempo va conservato un DDT?

Per capire per quanto tempo è obbligatoria la conservazione a norma del DDT elettronico è necessario fare riferimento a diversi impianti normativi.

Fa innanzitutto fede l’art.2220 del Codice Civile, per cui i documenti come fatture, telegrammi e lettere devono essere conservati per dieci anni a partire dalla data dell’ultima registrazione.

Torna poi il DPR n.633/1972, che all’art.39 stabilisce che i documenti vanno conservati fino al momento in cui non sono stati definiti gli eventuali accertamenti relativi al periodo d’interesse dei documenti.

Il DMEF del 17 Giugno 2014, infine, stabilisce che il DDT - che svolge funzioni fiscali al pari delle fatture - debba essere conservato secondo la normativa prevista. 

In definitiva, i DDT vanno conservati a norma per almeno 10 anni dalla data ultima di registrazione. Se emergesse la necessità di ulteriori accertamenti fiscali, però, si è tenuti alla loro conservazione fino alla fine dell’intero procedimento.

La conservazione digitale del DDT

Le linee guida per la conservazione dei documenti digitali sono quelle emanate dall’AgID in riferimento all’art.71 del CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale. Sono entrate in vigore in via esclusiva, abrogando diversi provvedimenti in materia, il 1 Gennaio 2022.

Come specificato dal CAD, la modalità di conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti e delle eventuali cartelle - o fascicoli di documenti digitali. 

Come stabilisce il DMEF del 17 Giugno 2014, i documenti informatici ai fini tributari devono utilizzare “i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico”.

Laddove effettuata secondo le regole tecniche definite dall’AgID, è anche ossibile la digitalizzazione dei documenti di trasporto inizialmente conservati in formato cartaceo. 

Quando fare la conservazione digitale?

Il processo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali va effettuato entro i termini previsti dalla Legge 8 agosto 1994, n. 489. 

Il termine ultimo per procedere con la conservazione è quindi strettamente legato all’ultima data utile per la presentazione della dichiarazione dei redditi. In particolare, la conservazione va effettuata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. 

Come specificato in una nota dell’Agenzia delle Entrate, tale termine è da intendersi “in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.”

Mancata conservazione del DDT: le sanzioni

In caso di mancata conservazione dei DDT, si applicano le sanzioni previste in materia di violazione degli obblighi relativi alla contabilità, così come definiti nel DLGS 471/1997. Qui è scritto che la mancata conservazione di documenti utili ai fini fiscali è punita “con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000”.

Per quanto riguarda la mancata conservazione digitale, la giurisprudenza è in fase di studio; ad oggi, resterebbe a riferimento normativo il DLGS 74/2000, che equipara la mancata conservazione all’occultamento dei documenti contabili.

In questo caso sono attualmente previste pene più severe, le stesse che si riferiscono all’evasione fiscale, che arrivano fino alla reclusione.