Come correggere una fattura elettronica

Quando e come è possibile correggere una fattura elettronica sbagliata

La fatturazione elettronica è obbligatoria, per la quasi totalità dei titolari di partita IVA, dal Gennaio del 2019. Non è dunque sorprendente incappare in documenti compilate male o in altro tipo di errori, almeno in questi primi anni. 

Ma quali sono gli errori in una fattura elettronica? Vedremo di seguito gli errori più comuni e come correggerli: dagli errori formali fino alle indicazioni per modificare una fattura già emessa.

I possibili errori di una fattura elettronica: errori formali

Iniziamo col dire che il sistema della fatturazione elettronica prevede la possibilità di errori in fase di compilazione ed invio dei documenti, con ciò predisponendo anche degli strumenti per rimediare ad eventuali sviste.

Per esempio, è previsto dalla normativa e dalla prassi legate al sistema di fatturazione elettronica il cosiddetto ravvedimento operoso o tardivo, attraverso il quale si può ammettere il proprio errore per poi mettersi in regola in un secondo momento.

Insomma, sono previsti errori e soluzioni anche per le fatture elettroniche. È fondamentale però prestare attenzione ai codici di errore inviati dal Sistema di Interscambio: ogni volta che viene inserita nel sistema una fattura incompleta o con un’intestazione sbagliata, il SDI invierà un codice numerico che corrisponde univocamente all’errore commesso.

In forza di questa funzione del SDI, è piuttosto semplice riconoscere il tipo di errore commesso in fase di compilazione o invio della fattura elettronica, e porvi con ciò rimedio. Ma quali sono gli errori più comuni nella fatturazione elettronica, in materia di formalità e composizione del documento digitale?

• Errori nel nome del file: la fattura elettronica è un documento in formato XML che deve rispettare determinate regole, anche per quanto riguarda la nomenclatura. Il nome file di una fattura elettronica deve presentare una precisa sintassi, stabilita dalla normativa. 

  Nel caso di una fattura dal nome sbagliato, il SDI invierà i codici errore 00001 (nome file non valido) oppure 00002 (nome file duplicato, se esiste già un file XML con lo stesso nome);

• Errori legati al certificato di firma: per le fatture B2B o tra privati non è fatto obbligo di firmare digitalmente ogni fattura elettronica, mentre tale obbligo coinvolge tutti i documenti fiscali destinati alla Pubblica Amministrazione (su Ufficio Camerale trovi diverse soluzioni di Firma digitale). 

  Se il certificato di firma è scaduto (codice 00100) o revocato (codice 00101), o se addirittura non è valido (codice 00107) il SDI scarterà la fattura in quanto non se ne può garantire l’integrità. 

• Errori nel formato XML: la fattura elettronica in formato XML aderisce ad alcune specifiche tecniche inaggirabili; una fattura elettronica ha un header e un body, per esempio, ognuno con ulteriori specifiche da rispettare. 

  Se nel corso della compilazione di una fattura elettronica si commette un errore di composizione del file, il Sistema di Interscambio trasmetterà i codici 00106 se il file è vuoto o corrotto, 00200 se non conforme al formato, 00103 o 00105 se il riferimento temporale della firma digitale è mancante o incoerente.

• Emissione di duplicati: il Sistema di Interscambio verifica anche che non vengano emessi duplicati, per cui i codici errore sono 00404 e 00409.

Questi errori, del tutto formali e non soggetti ad alcuna sanzione, possono essere corretti semplicemente seguendo le indicazioni del SDI, che in fase di scarto di una fattura elettronica sbagliata comunica anche dettagli e specifiche sul tipo di errore commesso. 

Errori in fattura elettronica: coerenza e validità del documento

Oltre all’errore formale, esiste un altro tipo di errore che conduce comunque allo scarto del documento da parte del Sistema di Interscambio: si tratta degli errori che il SDI rintraccia all’interno dei contenuti del documento, in termini di coerenza e validità di quanto riportato.

Se per esempio il sistema si aspetta un documento senza IVA a partire da determinate premesse, scarterà con codice 00401 il documento. Una fattura in uscita senza codice fiscale o partita IVA sarà invece segnalata dall’errore 00417.

Se invece viene inserito il codice destinatario 000000 e non viene indicata la PEC, il sistema comunicherà l’errore con il codice 00426. Il codice destinatario 000000 è infatti destinato a tutte le partite IVA che non sono obbligate a munirsi di codice univoco, e che possono usare come domiciliazione digitale dei documenti fiscali la PEC - che quindi va necessariamente indicata.

Errori di questo genere inficiano la coerenza interna del documento, e vengono dunque scartati dal Sistema di Interscambio. Anche in questo caso correggere l’errore nella fatturazione elettronica non prevede altro che il recupero dei dati mancanti o errati.

È possibile anche sbagliare nell’inserimento di un codice univoco o di un codice fiscale: in questo caso il SDI scarterà la fattura elettronica in quanto non valida. I messaggi del sistema saranno 00304 nel caso di un codice fiscale sbagliato, 00311 se il codice destinatario non è valido e 00313 se non è attivo.

Fattura elettronica sbagliata inviata: che fare?

Veniamo all’ultima serie di casi possibili, quelli per cui ci si accorge dell’errore dopo aver inviato il documento fiscale, ma la fattura elettronica non viene scartata dal Sistema di Interscambio.

È fondamentale sapere che una fattura elettronica non scartata dal sistema, che contenga o meno errori, si considera emessa e pertanto non modificabile. Ciò significa che se la fattura contiene errori di sostanza, che non coinvolgono gli aspetti formali e la coerenza del documento, questa può essere corretta soltanto con l’emissione di una nota di credito o di addebito.

Se la fattura sbagliata è stata accettata dal SDI ed inoltrata ad un soggetto privato, allora il destinatario troverà il documento nel proprio cassetto fiscale e, presumibilmente, nella propria casella PEC.

Una volta consegnata, la fattura elettronica è modificabile soltanto con una nota di variazione, che sia di accredito o di addebito.

Diverso è il caso in cui la fattura sbagliata venga recapitata alla Pubblica Amministrazione: l’ufficio PA può rifiutare il documento attraverso una notifica di esito negativa, per cui sarà il Sistema di Interscambio a comunicare il dettaglio dell’errore al mittente.

L’ufficio PA potrebbe però accettare la fattura, per via esplicita o implicita a decorrenza dei termini (15 giorni), e contattare il trasmittente con una richiesta di variazione. Come correggere una fattura elettronica sbagliata già accettata dal destinatario, dunque?

La soluzione migliore, secondo molti, è quella di emettere una nota di credito a storno totale della fattura elettronica errata, e riemettere un nuovo documento contenente le correzioni del caso.

In definitiva, non è possibile modificare una fattura elettronica inviata e recapitata al destinatario se non con l’emissione di un nuovo documento a correzione di quello errato. È possibile correggere una fattura elettronica soltanto laddove il Sistema di Interscambio intercetti l’errore e lo segnali al trasmittente.

È importante sapere, in merito, che il SDI può impiegare fino a 5 giorni per determinare lo scarto o la trasmissione di una fattura elettronica sbagliata.

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